Ủy Quyền Giám Hộ Philippines – Thủ Tục Cho Du Học Hè & Trại Hè

Theo quy định nhập cảnh của Philippines (Cụ thể là điều luật số 613 của Đạo luật di trú), tất cả trẻ em quốc tịch nước ngoài dưới 15 tuổi khi nhập cảnh mà không có cha mẹ đi cùng bắt buộc phải thực hiện thủ tục WEG (Waiver of Exclusion Ground). Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo con bạn được phép tham gia các trại hè tiếng Anh một cách hợp pháp và suôn sẻ. Thông tin được cập nhật ngày 5/1/2026.

Mục lục

WEG là gì và tại sao cần thiết?
1. Hồ sơ chuẩn bị thủ tục Ủy quyền Giám hộ
2. Quy trình nộp hồ sơ tại Đại sứ quán (Miền Bắc)
3. Quy trình nộp hồ sơ tại Lãnh sự quán (Miền Nam)
4. Một số lưu ý quan trọng khác
5. FAQ – Câu hỏi thường gặp về thủ tục WEG

WEG là gì và tại sao cần thiết?

WEG (Waiver of Exclusion Ground) hay Giấy Ủy Quyền Giám hộ là loại giấy tờ đặc biệt do Sở di trú phối hợp với Bộ Ngoại giao (DFA) cấp. Giấy này cho phép trẻ em dưới 15 tuổi được nhập cảnh Philippines dưới sự bảo hộ của người được ủy quyền (thường là đại diện trường hoặc người giám hộ đi cùng trong các đoàn trại hè).

Học sinh làm thủ tục nhập cảnh tại sân bay Philippines — Thủ tục nhập cảnh cho trẻ em dưới 15 tuổi cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Lời khuyên từ HELP: Ba mẹ nên chuẩn bị hồ sơ WEG trước ngày khởi hành ít nhất 6-8 tuần. Vào các tháng cao điểm hè (tháng 5, 6), lịch hẹn tại Đại sứ quán thường xuyên bị quá tải.

1. Hồ sơ chuẩn bị thủ tục Ủy quyền Giám hộ

Để quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, phụ huynh cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

(1) Điền Tờ khai Affidavit of Consent

Đây là tờ khai quan trọng nhất. Phụ huynh vui lòng tải mẫu form mới nhất tại đây: Tải về mẫu Affidavit of Consent.

Lưu ý khi điền đơn:

Người ủy quyền (Bố hoặc Mẹ) ký tên. Chữ ký và tên viết hoa phải nằm phía trên hàng 'Signature of Affiant over Printed Name'.
Thông tin phải khớp tuyệt đối với Hộ chiếu và Giấy khai sinh.

Hướng dẫn điền form WEG ủy quyền giám hộ — Mẫu hướng dẫn điền thông tin tờ khai WEG.

Giải thích các mục trong đơn:

Họ tên bố hoặc mẹ (Viết in hoa, không dấu).
Quốc tịch (Viết in hoa, không dấu).
Họ tên vợ hoặc chồng của người viết đơn.
Địa chỉ cư trú hiện tại (Viết bằng tiếng Anh).
Số Passport của bố hoặc mẹ (người viết đơn).
Họ và tên bé (Viết in hoa, không dấu).
Ngày tháng năm sinh của bé.
Tên người được ủy quyền giám hộ (Đại diện trường HELP hoặc người dẫn đoàn).
Địa chỉ của người được ủy quyền tại Philippines.

(2) Các giấy tờ đi kèm bắt buộc

Loại hồ sơ	Yêu cầu chi tiết
Hộ chiếu	Bản gốc + Bản photo trang 2-3 của: Bố/Mẹ (người ký đơn), Học sinh và Người giám hộ.
Giấy khai sinh	Bản sao y bản chính và bản Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh.
Thư mời nhập học	Bản sao Thư mời (LOA) từ Trại hè Tiếng Anh HELP Junior Camp.
Hóa đơn	Bản sao Invoice (Hóa đơn học phí) từ trường.
Vé máy bay	Vé khứ hồi của học sinh và người dẫn đoàn.

2. Quy trình nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Philippines (Khu vực Miền Bắc)

Phụ huynh tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Scan toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị ở mục 1.
Bước 2: Gửi email đặt lịch hẹn tới địa chỉ: hnpeconsular.appt@gmail.com (Lưu ý: Đính kèm trực tiếp file, không gửi link Google Drive).
Bước 3: Chờ email xác nhận lịch hẹn từ ĐSQ (thường mất khoảng 3-5 ngày làm việc).
Bước 4: Bố hoặc Mẹ trực tiếp đến ĐSQ theo lịch hẹn để ký đơn và nộp lệ phí.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 27-B Đường Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Điện thoại: 024 3943 7873
Lệ phí: 700.000 VNĐ/bộ hồ sơ.
Thời gian trả hồ sơ: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận giấy xác nhận hoàn thiện hồ sơ.

3. Quy trình nộp hồ sơ tại Lãnh sự quán Philippines (Khu vực Miền Nam)

Đối với phụ huynh tại TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam, quy trình hiện tại đơn giản hơn:

Không cần đặt lịch hẹn qua email (tuy nhiên nên cập nhật lại trước khi đi).
Bố hoặc Mẹ mang trực tiếp hồ sơ gốc và bản photo đến văn phòng Lãnh sự quán.
Thực hiện ký đơn trước mặt nhân viên lãnh sự và đóng phí.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 998 Đồng Văn Cống, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 028 3518 0045
Lệ phí: 700.000 VNĐ/bộ hồ sơ.
Thời gian trả hồ sơ: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận giấy xác nhận hoàn thiện hồ sơ.

Lời khuyên từ HELP: Hãy mang dư 2-3 bản photo mỗi loại giấy tờ khi đi nộp để phòng trường hợp cần bổ sung, tránh mất thời gian tìm chỗ photocopy.

4. Một số lưu ý quan trọng khác

Để chuyến đi của con được thuận lợi nhất, phụ huynh cần lưu ý thêm các vấn đề sau:

Trường hợp đi cùng bố mẹ: Nếu trẻ dưới 15 tuổi nhập cảnh cùng Bố hoặc Mẹ ruột, KHÔNG cần làm thủ tục WEG. Chỉ cần mang theo Giấy khai sinh bản Dịch thuật công chứng để chứng minh quan hệ.
Phí WEG tại sân bay: Ngoài phí nộp tại Việt Nam, khi nhập cảnh sân bay Manila, người giám hộ sẽ phải nộp thêm lệ phí WEG cho Sở di trú Philippines. Số tiền khoảng 3,120 Peso (tương đương ~1.500.000 VNĐ) cho mỗi học sinh.
Khai báo Etravel: Đây là thủ tục bắt buộc với mọi hành khách. Phụ huynh vui lòng xem hướng dẫn khai báo eTravel Philippines để hoàn thành trong vòng 72 giờ trước khi bay.
Quy định về Visa: WEG là giấy ủy quyền, không phải Visa. Công dân Việt Nam được miễn visa 30 ngày đầu. Nếu khóa học kéo dài hơn, nhà trường sẽ hỗ trợ gia hạn visa tại Philippines.
Thủ tục nhập cảnh: Bên cạnh hồ sơ WEG của trẻ em, phụ huynh, người giám hộ cần chuẩn bị hồ sơ thủ tục nhập cảnh cho cá nhân mình để xuất trình khi hải quan hỏi và yêu cầu chứng minh mục đích nhập cảnh.

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp về thủ tục WEG

1. Tổng chi phí cho thủ tục WEG là bao nhiêu?

Chi phí gồm 2 phần: Khoảng 700.000 VNĐ nộp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán ở Việt Nam khi làm giấy ủy quyền, và khoảng 3.120 Peso (gần 1.500.000 VNĐ) nộp trực tiếp tại sân bay Philippines khi nhập cảnh. Tổng cộng khoảng 2.200.000 VNĐ.

2. Thủ tục WEG có thời hạn bao lâu? Năm sau con đi nữa có phải làm lại không?

Giấy WEG chỉ có giá trị cho một lần nhập cảnh duy nhất theo thời gian ghi trên vé máy bay và thư mời nhập học. Nếu năm sau con tiếp tục tham gia trại hè, gia đình bắt buộc phải làm lại thủ tục này từ đầu.

3. Tôi ở tỉnh xa, không thể đến trực tiếp Đại sứ quán/Lãnh sự quán thì làm thế nào?

Theo quy định, Bố hoặc Mẹ bắt buộc phải có mặt trực tiếp để ký tên trước mặt nhân viên lãnh sự. Không thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện hay nhờ người khác đi thay. Tuy nhiên, nếu ở quá xa, phụ huynh có thể liên hệ trước qua điện thoại với ĐSQ/LSQ để hỏi về phương án "Hợp pháp hóa lãnh sự" chữ ký tại Sở Ngoại vụ địa phương (tuy nhiên quy trình này thường phức tạp và tốn thời gian hơn).

4. WEG có thay thế cho Visa không?

Không. WEG là "giấy phép nhập cảnh" dành cho trẻ em đi một mình. Còn Visa là "giấy phép lưu trú". Trẻ em Việt Nam được miễn Visa 30 ngày. Nếu khóa học dài hơn 30 ngày, con vẫn cần làm WEG để vào cổng, sau đó nhà trường sẽ gia hạn Visa để con được ở lại hợp pháp.

5. Bố mẹ đã ly hôn thì ai là người ký giấy ủy quyền WEG?

Chỉ cần một người (Bố hoặc Mẹ) ký vào đơn là đủ. Nếu bố mẹ đã ly hôn, tốt nhất người đang trực tiếp nuôi dưỡng và có tên trong hộ khẩu cùng bé nên là người đi làm thủ tục để tránh các rắc rối phát sinh về giấy tờ chứng minh.

6. Nếu quên làm WEG hoặc làm sai sót thì con có được bay không?

Rất tiếc là KHÔNG. Các hãng hàng không sẽ từ chối làm thủ tục check-in tại Việt Nam nếu thiếu giấy WEG (đã được ĐSQ xác nhận). Nếu may mắn bay sang được Philippines nhưng giấy tờ sai sót, trẻ sẽ bị từ chối nhập cảnh và buộc phải quay về nước ngay lập tức trên chuyến bay tiếp theo.

Quy trình nhập cảnh có thể thay đổi tùy theo thời điểm. Phụ huynh nên thường xuyên theo dõi các cập nhật mới nhất từ HELP English để đảm bảo chuyến du học hè của con diễn ra suôn sẻ.